Secretaresse Raad van Bestuur

Secretaresse Raad van Bestuur

‘‘Voor ons als bestuurders ben je van hele grote waarde. Samen met de andere secretaresses regel je onze agenda's en behoudt je het overzicht in de drukte. Je hebt er plezier in om ons te ontzorgen en vindt het prettig als alles op rolletjes loopt. Je bent een teamplayer en een echte doorpakker. Lees je dit en denk je, dit ben ik? Dan horen wij graag van jou. ’’ Erik Masthoff en Jeroen Gast, Raad van Bestuur.

Je maakt onderdeel uit van het (bestuurs)secretariaat, dat naast de bestuurssecretaris bestaat uit een beleidsmedewerkster en twee collega-secretaresses die primair met jou de twee leden van de Raad van Bestuur ondersteunen. Iedere secretaresse heeft een eigen takenpakket, maar jullie werken nauw samen als de situatie daarom vraagt en jullie vervangen elkaar als dat nodig is. De bestuurssecretaris is eindverantwoordelijk voor het secretariaat.

Wat ga je doen?
Het secretariaat van de Raad van Bestuur is betrokken bij de voorbereiding en uitvoering van strategie en beleid, maar vooral ook bij de voorbereiding en organisatie van diverse overleggen en projecten. Vanuit jouw rol ondersteun je primair de bestuurders en in afstemming met de bestuurssecretaris kan je ook ondersteuning bieden bij projecten of andere werkzaamheden.

Van de secretaresse wordt een proactieve en meedenkende rol verwacht ten aanzien van de taken van de Raad van Bestuur, zodat het bestuur haar werk zo optimaal mogelijk kan uitvoeren. In de hectiek van de dag is het nodig dat je proactief bent, het overzicht bewaart, en dat je goed kunt prioriteren en organiseren. Je vindt het leuk om op verschillende niveaus contacten te hebben, zowel binnen als buiten de organisatie. Een greep uit je dagelijkse werkzaamheden:

• agendabeheer voor de leden van de Raad van Bestuur;
• voorbereiden van overleggen waaraan de leden van de RvB deelnemen; je verzamelt de stukken en zorgt ervoor dat deze up-to-date zijn, voor een aantal overlegvormen verzorg je de notulen;
• mede bijhouden actie- en besluitenlijsten en uitzetten en bewaken van acties;
• behandelen van de inkomende post en mail en het voorbereiden van in- en externe correspondentie;
• organisatorisch ondersteunen van projecten;
• als secretaresse ben je het visitekaartje van de organisatie en ben je gastvrij voor onze bezoekers.

In samenwerking met je collega's zorg je voor een goede en praktische invulling van de werkprocessen en –systemen. Daarbij lever je een actieve bijdrage in de door ontwikkeling hiervan. Ook zorg je ervoor dat het secretariaat iedere dag bezet is, daarbij maken we gebruik van digitale hulpmiddelen zodat de mogelijkheden tot hybride werken optimaal worden benut.

Afhankelijk van je profiel kijken we samen waar we jouw kennis en ervaring nog meer op kunnen inzetten. Vanuit onze kernwaarden staan we open voor initiatieven en er zijn ontwikkelmogelijkheden voor deze functie.